Un colis abîmé, un accessoire manquant et un appareil en attente d’installation sont trois situations différentes. À la réception d’un envoi médical à Goma, les regrouper sous « problème de livraison » rend le suivi difficile. Un dossier précis permet au fournisseur et au transporteur de comprendre ce qui est arrivé et ce qui reste à résoudre.
Préparez le dossier avant l’arrivée
Gardez ensemble le devis accepté, la commande, la liste de colisage et les instructions de réception convenues. Désignez une personne pour contrôler les documents et une autre pour participer au constat physique lorsque cela est possible. Convenez à l’avance du contact à prévenir en cas d’écart.
Pour un acheminement depuis l’Ouganda, identifiez le point de remise prévu à Goma. Si votre équipe récupère les colis ailleurs avant de les apporter à l’établissement, consignez aussi cette remise intermédiaire. Il s’agit de rendre les événements traçables, pas de présumer la responsabilité d’une partie.
Reliez le constat à un identifiant
Numérotez les colis à réception et rapprochez-les de la liste de colisage. Pour chaque constat, notez la date, le colis concerné, la désignation attendue et la quantité observée. Ajoutez le modèle et le numéro de série lorsqu’ils sont accessibles sans manipulation risquée.
Prenez une vue générale et une vue du défaut, en évitant les données de patients. Une photo de détail sans étiquette ni contexte peut être difficile à rattacher au bon article. Conservez les emballages utiles et suivez les instructions du fournisseur pour le déballage spécialisé.
Distinguez le dommage, le manquant et le contrôle restant
Exemple illustratif : « colis G-02, emballage enfoncé ; appareil non déballé, contrôle technique à organiser » n’affirme pas encore que l’appareil est défectueux. À l’inverse, « accessoire prévu à la ligne 7 non trouvé après contrôle de tous les colis » documente un manquant identifié.
Le guide de fournitures et d’équipements hébergé par l’OMS recommande le rapprochement avec la commande, la vérification de l’état et le signalement rapide des problèmes. Un équipement endommagé ne doit pas être utilisé. Les essais de sécurité et de fonctionnement relèvent d’un personnel compétent et des instructions du fabricant.
Obtenez un plan de résolution écrit
Transmettez le relevé au fournisseur et, selon le cas, au transporteur. Demandez un accusé de réception, la prochaine action, le responsable et une date de suivi. N’expédiez pas un appareil en retour sans instructions convenues concernant l’emballage, le transport et les responsabilités.
Précisez ce que la signature de réception constate et inscrivez les réserves selon la procédure convenue. Ce conseil documentaire ne détermine pas la valeur juridique d’une réserve. La réception physique ne vaut pas, à elle seule, autorisation clinique de mise en service.
Clôturez chaque point séparément
Une pièce livrée ultérieurement, une réparation et une vérification technique doivent pouvoir être rattachées au constat initial. Le dossier reste ouvert tant que les éléments convenus ne sont pas résolus. Utilisez notre guide général de livraison et de remise, en anglais pour préparer l’ensemble du processus.
Exper Medical Network fournit du matériel médical depuis l’Ouganda vers la RDC et organise l’acheminement avec des transporteurs fiables. Pour une demande vers Goma, transmettez la destination, les équipements et les quantités via notre espace RDC. Précisez si vous demandez uniquement la fourniture ou aussi des prestations de réception et d’installation ; leur disponibilité et leur périmètre sont à confirmer. Nos moniteurs patients, par exemple, nécessitent un contrôle de la configuration réellement commandée.
Les frais, délais, itinéraire, manutention et documents sont confirmés pour chaque commande depuis Kampala, sans présumer une présence technique locale à Goma.
Référence : Medical supplies and equipment for primary health care, section réception, document hébergé par l’OMS, consulté le 6 novembre 2026.
Contact : +256 756 789 821 ou info.brandexper@gmail.com. Paiement à 100 % avant livraison. Demandez un devis écrit pour votre destination, vos équipements ou réactifs et vos quantités.